Das 4-Minuten-Protokoll.

35 Minuten für ein Protokoll. Das war mein Standard.

Meeting vorbei, Notizen ein Schlachtfeld: halbe Sätze, drei Abkürzungen, die nur ich verstehe, zwei To-dos ohne Namen dran. Abends dann das Ritual — Notizen entziffern, sortieren, ausformulieren, an alle schicken. 35 Minuten. Pro Meeting.

Heute dauert das 4 Minuten. Nicht, weil ich schneller tippe. Weil ich es nicht mehr selbst mache.

Was der Workflow kann

→ Ich werfe meine rohen Notizen in Claude — unsortiert, mit Tippfehlern, egal
→ Claude strukturiert: Teilnehmer, Beschlüsse, To-dos mit Verantwortlichen und Fristen
→ Was unklar ist, wird als [offen] markiert statt erfunden
→ Ich lese drüber, ergänze zwei Lücken, fertig

Der Trick ist nicht der Prompt. Der Trick ist die Arbeitsanweisung — eine Datei, die Claude einmal bekommt und nie wieder vergisst. Wie eine Einarbeitungsmappe für einen neuen Kollegen: Format, Tonfall, was ein To-do braucht, was bei Unklarheit passiert.

So baust du ihn nach (10 Minuten)

Schritt 1: Leg in Claude ein Projekt an (oder nutz die Desktop-App) und gib ihm diese Anweisung — einmalig:

Wenn ich dir Meeting-Notizen gebe, erstelle ein Protokoll:
1. Kopf: Datum, Teilnehmer, Thema
2. Beschlüsse als nummerierte Liste — nur was wirklich
   entschieden wurde
3. To-dos als Tabelle: Aufgabe | Wer | Bis wann
4. ERFINDE NICHTS. Was aus den Notizen nicht klar
   hervorgeht, markiere als [offen: …] und liste es
   am Ende als Rückfrage.
5. Ton: sachlich, neue deutsche Rechtschreibung.

Schritt 2: Nach dem nächsten Meeting: Notizen reinkopieren. Mehr nicht.

Schritt 3: Drüberlesen, die [offen]-Punkte klären, verschicken. Die Entscheidung bleibt bei dir — Claude liefert den Entwurf.

Woran ich gescheitert bin

Meine erste Version hatte Punkt 4 nicht. Das Ergebnis las sich perfekt — zu perfekt. Claude hatte eine Frist „bis Freitag" ergänzt, die nie jemand gesagt hatte. Sah plausibel aus, war aber erfunden. Seit die Anweisung „erfinde nichts, markiere Lücken" enthält, ist genau das nie wieder passiert. Die Lektion: Eine KI wird nicht durch bessere Prompts ehrlich, sondern durch klare Regeln.

Die Rechnung

35 Minuten vorher, 4 Minuten nachher. Bei drei Meetings pro Woche sind das gut 1,5 Stunden — jede Woche. Aufs Jahr gerechnet: mehr als neun volle Arbeitstage, die vorher in Protokollen verschwunden sind.